株式会社計画情報研究所

COLUMN

初のオンライン開催による研修大会

はじめに

 当社では年に一度、全社員を対象とした研修大会を開催しています。幹事となった社員は、テーマを独自に設定し、研修大会を企画、運営します。思想や技術を学び、人間力に深みを出し業務に活かすようなテーマを設定しています。
 今年の研修大会は、令和2年8月21日に初めてオンラインで開催しました。テーマは「Zoomを使ったオンライン会議の運営」です。新型コロナウィルスの影響により、オンラインでの会議が増えると思われることから、このテーマを設定しました。
 研修の目的は以下の3つです。
 ①Zoomミーティングの主催者、操作員を全員が体験し、Zoomミーティングの運営ができるようになる
 ②Zoomの様々な機能を使えるようになる
 ③Zoomを使った質のよい会議運営を探る

オリジナルなミーティング

 研修のプログラムは、第一部「Zoomミーティングの企画・準備」、第二部「Zoomミーティングの実践」、第三部「振り返り」の三部構成でした。プログラムの中心は、第二部のZoomミーティングの実践です。Zoomミーティングは、「主催者」1人、主催者からの指示に基づきZoomを操作する「操作員」1人、「参加者」5人程度で構成する3つのグループを作り、メンバーを替えながら、全員が主催者、操作員、参加者を体験しました。
 主催者は、テーマと構成を自ら企画し、20分間のZoomミーティングを運営しました。
 
【ミーティングテーマの紹介】
 主催者それぞれが企画したテーマは、実に多様でした。いくつかご紹介します。
 
個人の興味に関するもの ゆで卵のゆで加減
庭の役割とは
「存在」と「愛」と「自由」について
日常に関係するもの 雨の日の楽しみ方
アフターコロナで何をしたいか
業務に関係するもの 広域連携について
道路満足度調査方法
架空テーマのもの 架空の画廊にて浮世絵を購入するかどうか
 
 業務に直結するものから哲学的なものまで、思い思いの内容になりました。20分の限られた時間で誰もがディスカッションできるZoomミーティングを企画することで、発想力が鍛えられました。
 
【自由な場所からの参加】
 今回はオンラインでの研修大会であり、インターネットが繋がる場所であればどこからでも参加できるため、参加者には様々な場所からの参加を呼びかけました。キャンプ場や町家のレンタルスペース、ホテルなど参加場所を工夫することにより、今後の新しい働き方のヒントにつながりました。
 

よりよいオンラインミーティングのために

 最後に、全員でZoomミーティングを主催した体験を振り返り、オンラインでのよりよい会議の運営についての議論を深めました。
 質のよい会議を、下図のように「2.議論による創造」がなされ、「3.参加者の意識が変わる」ものと考えました。これは、リアルでもオンラインでも共通します。それを実現するために、オンライン会議では、「0.環境」と「1.情報共有」が大切だと気づきました。
 オンライン会議では、音声や映像のトラブルが考えられるので、事前に機器の動作や接続の確認をして、「0.環境」を整えることが大切です。研修を通じ、主催者と操作員が連携し準備をしっかりと行うことが大切であると分かりました。主催者は、共有するにあたり見やすい資料作りをし、操作員はZoomミーティングの流れを把握し事前に必要な資料や操作を確認します。
 環境を整えた上で、しっかりと「1.情報共有」をすることが求められます。それには、スムーズな進行をすることと、Zoom機能を効果的に活用することが有効です。オンラインでは、リアルよりも丁寧に、画面共有などの操作の依頼や、音声や見え方に不具合がないかなどの声をかけることで、スムーズな進行が可能になります。Zoom機能を活用する点においては、「ホワイトボード機能」は、参加者が1枚のホワイトボードに同時に文字や図を書くことができ、イメージの共有がリアルタイムでできました。また、「チャット」は、会話の臨場感が出て、話題の広がりもあり、うまく使うことで会議の充実度が上がりました。
 このように、オンラインで質のよい会議をするために、有効な点や工夫すべきことを把握できました。今後、オンライン会議を運営する際に活かしていきたいです。
 

変化への対応

 ウィズコロナの時代となり、オンライン会議は日常になりつつあります。今回の研修を通して、オンライン会議を充実させるために必要なことがわかりました。
 研修大会は、幹事が一番の研修になると言われます。研修大会中にもアクシデントがあり、事前準備の必要性を痛感しました。そのような状況でも、社員みんなが楽しもうとしてくれたことにより、研修が成り立ちました。常に積極的な姿勢で取り組む仲間のありがたさをかみしめた研修となりました。
(織部)